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會(huì)議方案即會(huì)議（含活動(dòng)）籌備方案，是在會(huì)議召開之前對(duì)會(huì)議各個(gè)構(gòu)成要素作出系統(tǒng)而周密地安排的會(huì)議文書。制訂和擬寫會(huì)議方案是會(huì)議籌備工作的重要內(nèi)容之一，會(huì)議方案能夠?yàn)闀?huì)議的準(zhǔn)備和順利召開提供保障。重要的會(huì)議方案還可以向上級(jí)主管單位報(bào)告，使之了解會(huì)議的基本情況，成為是否批準(zhǔn)的依據(jù)。大中型會(huì)議或者重要會(huì)議一般都要事先制訂和擬寫會(huì)議方案，單位內(nèi)部召開的小規(guī)模的例會(huì)，則不需要起草專門的會(huì)議方案，可以通過簡易的會(huì)議計(jì)劃或者會(huì)議通知來預(yù)先安排好相關(guān)事務(wù)。會(huì)議方案的突出特點(diǎn)表現(xiàn)在：一是預(yù)想性。會(huì)議方案是在會(huì)議召開之前對(duì)會(huì)議整個(gè)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)所做的計(jì)劃性的預(yù)想安排，以保證會(huì)議順利召開。二是指導(dǎo)性。制訂和擬寫會(huì)議方案的最直接目的就是指導(dǎo)會(huì)議整個(gè)過程能夠按照計(jì)劃有序地進(jìn)行，按照方案來實(shí)施操作。三是操作性。要想讓會(huì)議方案能夠指導(dǎo)會(huì)議按照計(jì)劃有序地進(jìn)行，就要保證擬訂方案的各個(gè)方面都具有可行性，可以“按單操作"。會(huì)議方案的標(biāo)題一般采用“會(huì)議名稱+文種名稱”的形式，會(huì)議名稱根據(jù)實(shí)際情況可以體現(xiàn)或者省略會(huì)議召開單位的名稱，文種名稱可以寫作“方案”“籌備方案”“預(yù)案”等，如“xx公司2016年度先進(jìn)工作者表彰大會(huì)方案”。會(huì)議方案的正文一般由會(huì)議主題、會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)等內(nèi)容構(gòu)成。如何寫會(huì)議主題。會(huì)議主題即會(huì)議要研究的問題、要達(dá)到的目的。在確定會(huì)議主題的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步細(xì)化確定會(huì)議的具體議題。每一次會(huì)議的議題不宜過多或者過于分散。如何寫會(huì)議名稱。應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議的主題或者議題來確定會(huì)議的名稱，以便用于會(huì)議通知、會(huì)議宣傳、會(huì)議布置等。會(huì)議名稱根據(jù)需要顯示會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對(duì)象、主辦單位以及會(huì)議時(shí)間、屆次、地點(diǎn)、范圍、規(guī)模等因素。如何寫會(huì)議時(shí)間。會(huì)議時(shí)間指會(huì)議實(shí)際召開的起止時(shí)間及天數(shù)，還包括會(huì)議過程中的分階段時(shí)間和具體時(shí)間。如何寫會(huì)議地點(diǎn)。會(huì)議地點(diǎn)既指會(huì)議召開的舉辦地如某個(gè)國家、地區(qū)、城市等，也指會(huì)議活動(dòng)的具體場所如某個(gè)賓館、飯店、大廈等。如何寫會(huì)議議程、日程和程序。這三項(xiàng)內(nèi)容并不是每次會(huì)議都必須同時(shí)具備。一般來講，規(guī)模較大、活動(dòng)較多、會(huì)期較長的會(huì)議，往往同時(shí)制訂會(huì)議的議程、日程和某些單元活動(dòng)的程序。如何寫會(huì)議出席范圍。根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和需要明確會(huì)議出席人員的范圍，確定與會(huì)代表的組成，一般分為正式代表、特邀代表、列席代表等。會(huì)議代表應(yīng)當(dāng)是與會(huì)議內(nèi)容有關(guān)的人員。如何寫會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。一般包括場地費(fèi)用，如會(huì)議場地租金、場地特殊設(shè)施租賃費(fèi)用、場地裝飾費(fèi)用等；交通費(fèi)用，如接送站的費(fèi)用、會(huì)議期間可能使用的交通費(fèi)用等；食宿費(fèi)用，如早餐、午餐、晚餐及特別宴請等所需費(fèi)用；資料費(fèi)用，如籌備、宣傳會(huì)議及完成會(huì)議議程所需的各類資料的費(fèi)用；人工費(fèi)用，如專家報(bào)告費(fèi)用、臨時(shí)借用人員的報(bào)酬等；其它費(fèi)用，如會(huì)議進(jìn)行過程中可能產(chǎn)生的一些臨時(shí)的費(fèi)用。如何寫會(huì)議組織機(jī)構(gòu)。大型會(huì)議如有必要應(yīng)當(dāng)說明會(huì)議所設(shè)置的機(jī)構(gòu)，如主席團(tuán)、組織委員會(huì)、指導(dǎo)委員會(huì)、執(zhí)行委員會(huì)、秘書處、籌備組等。其中籌備機(jī)構(gòu)根據(jù)需要可以分設(shè)會(huì)務(wù)組、宣傳組、財(cái)務(wù)組、保衛(wèi)組等。一般的小型會(huì)議，只設(shè)立會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)全部事項(xiàng)。如何寫會(huì)議食宿安排。要明確會(huì)議餐飲和住宿的標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)事宜。如何寫其它事項(xiàng)。要明確寫明會(huì)議所需設(shè)備和工具、會(huì)議文件的范圍等。上述各項(xiàng)內(nèi)容在具體制訂和擬寫會(huì)議方案時(shí)，應(yīng)根據(jù)會(huì)議實(shí)際情況而有所選擇。正文內(nèi)容的表述也酌情可以詳盡或者簡略。寫明會(huì)議方案的制訂者和成文日期即可。
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